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催款函的作用与结构

酷约网 时间:2015-10-09 22:20 点击: 评论数:0
关键词: 催款函

我们知道,应收账款是五金企业销售商品、材料等之后应向购货单位收取的款项,它直接影响到企业营运资金的周转和经济效益。到了年底,五金企业都会加强应收账款的催讨,以利于来年工作的开展。一般来说,催款的工作会落在五金销售员身上,成为销售员年底最头疼的大事。所谓“道高一尺,魔高一丈”,五金销售员要想把欠款成功要回来,必须具备一定的素质和使用一些技巧。


催款函是一种催交款项的文书,是交款单位或个人在超过规定期限,未按时交付款项时使用的通知书。催款函的形式包括以信函的形式写作的便函,以及人们在长期实践基础上约定俗成的固定表格式,使用时直接填写即可。那么,五金销售员在催款中应用催款函有什么作用呢?撰写催款函有哪些结构?笔者总结如下:

  关于催款函的作用

  1、查询:催款函可以及时了解对方单位拖欠款的原因,沟通信息,以便采取相应的对策和措施,协调双方的关系。

  2、催收:债权方为了加速资金流动以及合理周转,扩大再生产,会对债务有意或无意拖欠付款的行为采取催款措施。通过催款可以及时追回拖欠款,尽可能避免或减少经济损失。

  3、凭证:如果由于拖欠付款给债权方造成了实际经济损失,催款函又可以起到记载凭证作用,即当催款单位在想有关方面提出追查对方的经济责任时,催款函可以作为一种有力的凭证。

  关于催款函的结构

  催款函的结构一般由标题和编号、催款和欠款单位的名称和账号、催收内容、处理意见、落款等五部分组成。

  (1)标题和编号

  如果催收的是紧急的款项,可在标题前写上“紧急”二字。标题一般要注明编号,以便于查询和联系,并且一旦发生了经济纠纷而走上法庭时,它也是一份有力的凭证。也有的不编号。

  (2)催款和欠款单位的名称和账号

  催款函要清楚、准确地写上双方单位的全称和账号。必要时,要写明催款单位的地址、电话及经办人的姓名,若是银行代办催款的,还必须写明双方开户银行的名称及双方账号名称和账号。

  (3)催收内容

  这是催款函的主体部分,应清楚、准确、简明地写出双方发生往来的原因、日期、发票号码、欠款的金额及拖欠的情况,比便使受文单位明确情况,及时地交款。

  (4)处理意见

  催款方在催款函上提出处理办法和意见。这种意见一般都是从以下三个方面予以说明:

  ①要求欠款户说明拖欠的原因。

  ②重新确定一个付款的期限,希望对方按时如数交付欠款。

  ③再次逾期不归还欠款将采取的罚金或其他措施。

  (落款)

  写明催款单位的全称,并加盖公章,然后注明发文日期。

  由于电子催款单具有即时、经济、环保等优势,所以目前很多五金商家普遍采用电子催款单+纸质催款单结合的方式发送催款函。

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